會場服務(wù)是會務(wù)工作的重要內(nèi)容，會場條件及服務(wù)保障水平直接影響會議的質(zhì)量和效果。做好會場服務(wù)，要在會場選擇、現(xiàn)場布置和外圍保障三個環(huán)節(jié)上下功夫、求實效。

堅持“三個原則”，注重會場選擇的科學(xué)性

　　地點要合規(guī)合理。《黨政機關(guān)厲行節(jié)約反對浪費條例》規(guī)定“嚴(yán)禁黨政機關(guān)到風(fēng)景名勝區(qū)開會”，不少地方也要求“應(yīng)安排在本單位或本系統(tǒng)內(nèi)部會議場所或財政部門確定的會議定點場所開會”，這些都是確定會議地點必須遵守的基本要求。

　　除此以外，選擇地點還要綜合考慮會議主題、形式、規(guī)模等因素，比如臨時召集、會期較短的會議，應(yīng)當(dāng)按照就近原則安排會場；會期較長、規(guī)模較大且需要安排住宿的，會場要盡可能靠近住地，最好安排在集就餐、住宿、開會于一體的地方，避免參會人員在路上花費較多的時間；專題讀書班、學(xué)習(xí)研討班等培訓(xùn)類會議，除滿足上述條件外，還應(yīng)考慮周邊環(huán)境、交通設(shè)施等因素，盡可能安排在干擾少的地方。

　　大小要適度適中。容量方面，既要能夠容納全體參會代表、工作人員、媒體記者等，但也不宜過寬過大或過窄過小，過寬會顯松散空蕩，過窄則有擁擠之感。

　　比如，參會人員為100人，那么會場容納人數(shù)應(yīng)該在120～140人之間為宜。疫情防控期間會議需加大座位間隔距離，因此會場容量也應(yīng)相應(yīng)擴大。

　　數(shù)量方面，不同類型的會議對場地的要求也不盡相同，要充分考慮會議內(nèi)容、議程安排、客觀需要等多種因素。

　　比如黨代會、人大政協(xié)會、黨委全會等，除召開大會之外，一般還安排分組討論，那么在會場選擇時就應(yīng)根據(jù)分組討論的安排來確定相應(yīng)數(shù)量的會場。

　　設(shè)施要齊全齊備。設(shè)備設(shè)施是選擇會場需要考慮的重要因素。會前應(yīng)到會場進(jìn)行實地勘查，確保會場具備舉辦會議所需的電源、燈光、音響、投影儀、LED電子顯示屏、桌椅、茶杯、席卡等設(shè)施設(shè)備，話筒、音響必須提供備用設(shè)施以備不時之需。如需設(shè)立分會場遠(yuǎn)程參會，則還要提前準(zhǔn)備好設(shè)備，做好會前聯(lián)調(diào)聯(lián)試，確保會議進(jìn)行時的畫面、聲音均處于正常工作狀態(tài)。

　　此外，還要充分考慮停車問題，根據(jù)參會人員情況通過發(fā)放不同通行權(quán)限的車輛通行證、標(biāo)注不同類型的停車位等方式，實行分類分區(qū)引導(dǎo)，保障車輛有序通行和停放。

把握“三個關(guān)鍵”，突出現(xiàn)場布置的實效性

　　時間宜早不宜遲。謀劃要早，會議方案起草前就應(yīng)對現(xiàn)場布置有個初步設(shè)想，尤其是大型會議，規(guī)模大、環(huán)節(jié)多、要求高，不少還有“會中會”?，F(xiàn)場會、觀摩會要實地考察、現(xiàn)場調(diào)研，涉及多部門多區(qū)域的，還要制定分工方案，明確任務(wù)、壓實責(zé)任。

　　準(zhǔn)備要足，會議用品的采購、會徽會標(biāo)的制作、周邊氛圍的營造都需要一定時間，要做足思想準(zhǔn)備、人員準(zhǔn)備、物資準(zhǔn)備，有時甚至寧可備而不用，也不可用而無備。

　　行動要快，不少會議特別是臨時性會議時間緊、任務(wù)重，很容易手忙腳亂，這就要求會務(wù)工作者平時多做有心人，熟練掌握各種會場布置的形式、程序和要求，接到任務(wù)后反應(yīng)敏捷、行動迅速，做到忙而不亂、忙中有序。

　　形式宜簡不宜繁。突出簡潔明了。會場布置的形式有很多，黨政機關(guān)會議要求簡潔、大方，一般采用報告會、座談會兩種形式。傳達(dá)會、部署會等采用報告會形式居多，給人以正式、莊嚴(yán)之感；匯報會、討論會等采用座談會形式居多，給人以親切、輕松之感。

　　突出恰當(dāng)?shù)皿w。會議主題不同，氛圍營造也不一樣。

　　比如黨的代表會議要求大方，慶祝大會要求喜慶，座談會、討論會要求輕松，紀(jì)念性會議要求隆重，日常工作會議要求簡潔。

　　突出規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。會標(biāo)設(shè)計、會徽懸掛、旗幟擺放、標(biāo)語制作、座次安排都要符合要求、切合主題。

　　比如主席臺的設(shè)置要從會議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、空間大小以及方便出入等方面綜合考慮，不能隨心所欲、千篇一律。

　　檢查宜多不宜少。會場布置完后，檢查必不可少，要做到“五多”：

　　多想一點，重點是對照會議方案多琢磨、多思考，想想是否還有落實不到位的地方；

　　多問一句，會場布置尤其是大型會議涉及事項多、參與人員多，同事之間多問一句，既有利于加強溝通、集思廣益，也便于發(fā)現(xiàn)一些問題和隱患；

　　多看一眼，布置會場后盡可能多看一眼，看看會標(biāo)會徽是否牢固周正、席次席卡是否準(zhǔn)確無誤、氛圍營造是否符合規(guī)定等；

　　多試一下，黨政機關(guān)會場雖然相對固定，但也不可麻痹大意，更不能因為情況熟悉而抱有僥幸心理，要對會場照明、通風(fēng)、投影、錄像、空調(diào)、話筒等設(shè)備多次調(diào)試，確保萬無一失；

　　多過一遍，一個會議就像一部完整的電影，由很多場景組成，而會場只是其中一個重要片段，現(xiàn)場布置后要在大腦里一幕一幕地多過幾遍，尤其是會議+頒獎、會議+合影、會議+會見、會議+參觀等多環(huán)節(jié)、多議程的會議，更要周詳考慮、周密部署，必要時還應(yīng)彩排和演練，確保銜接緊湊、有條不紊。

確保“三個到位”，強化外圍保障的安全性

　　確保防疫安全到位。疫情期間會議場地服務(wù)重點要做到“三加”：

　　程序上加環(huán)節(jié)，即做好會場通風(fēng)消毒工作；物資上加配備，即配足會議所需的醫(yī)用口罩、免洗消毒液、測溫儀等防疫物資；布置上加間距，即盡量選擇空間充足的場地，適當(dāng)加寬座位前后左右之間的距離，確保防疫安全。

　　確保保密安全到位。涉密會議一般應(yīng)選擇單位內(nèi)部符合保密要求的場所召開，也可以在具備良好保密環(huán)境、軟件和硬件均符合有關(guān)規(guī)定的場所進(jìn)行。

　　會前應(yīng)請保密部門對住地、會場及其他活動場所的保密環(huán)境和提供會議使用的通信、辦公、擴音設(shè)備的保密性能進(jìn)行安全保密檢查。

　　會場內(nèi)設(shè)置屏蔽儀，會場外擺放屏蔽柜，嚴(yán)禁與會人員攜帶手機、電腦、錄音筆等電子器材進(jìn)入會場，加強對涉密紙質(zhì)文件的管理，以防失泄密事件發(fā)生。

　　確保消防安全到位。除做好日常消防安全檢查外，會前應(yīng)對會場進(jìn)行全面檢查，如消火栓是否完好、消防門是否正常、消防通道是否暢通，通過吹煙和點火測試煙感器及溫感器是否靈敏、滅火器是否有效等，并對發(fā)現(xiàn)的消防安全隱患逐一落實整改。

　　大型會議要準(zhǔn)備消防應(yīng)急車在場外待命，必要時還應(yīng)開展消防演練，筑牢安全防線。

工作實務(wù)學(xué)習(xí)專欄