附件、附件說明和附注都是《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規(guī)定的18個公文格式要素之一，名字里都帶個“附”字，可以稱其為“附氏三兄弟”。這“哥仨”在公文格式要素“18條好漢”中排名比較靠后，再加上他們都姓“附”，容易被忽視和混淆。本文對它們的用途、用法、編排及常見錯誤作逐一介紹。

一、附件

　　（一）附件的作用和效力

　　根據(jù)《條例》，附件是“公文正文的說明、補充或者參考資料”。那么問題來了，這些內(nèi)容直接寫入正文不行嗎？為什么要用附件來承載呢？

　　設想一下，對于一些不屬于公文主要內(nèi)容，而是對主要內(nèi)容起解釋、說明、補充、證實、參考作用，而且篇幅較長、相對獨立的文字資料、規(guī)定、名單、數(shù)據(jù)、圖表、圖形等，如果將其直接寫入正文，就會隔斷上下文的聯(lián)系、影響閱讀的連貫性。為了避免上述弊端，我們把它們從正文中抽離出來附在后面，成為附件。

　　由此可見，附件的作用是：一方面能夠補充、完善正文，另一方面又能使正文保持簡潔、連貫。因為附件原本是正文的組成部分，所以其內(nèi)容也應當與正文保持一致和銜接，并且與正文具有同等效力。

　　（二）附件使用中需要注意的兩個誤區(qū)

　　1. 將被批轉、轉發(fā)、印發(fā)的文件作為附件。批轉、轉發(fā)、印發(fā)類公文，其公文正文主要起通知發(fā)布、提示說明、明確要求等作用，而公文的主要內(nèi)容體現(xiàn)在被批轉、轉發(fā)、印發(fā)的文件中。因此，這些被批轉、轉發(fā)、印發(fā)的文件不應當被視為附件。它們應當另面編排，首頁不必標注“附件”二字，也不必在正文后加附件說明；其原有的發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、抄送機關、版記等可不再標注。

　　2. 以附件形式報送主報告。一些單位為了省事，常把本機關領導的講話、內(nèi)部的工作總結和工作計劃、下級的報告等文件，以《×××關于報送〈××××××〉的報告》為題，直接“拿來”作為附件報送；而正文卻僅寥寥數(shù)筆，表述為“現(xiàn)將《××××××》報上”，或者簡單重復附件主要內(nèi)容。然而，這些作為附件的原文件，在內(nèi)容、詳略、用語等方面往往達不到向上級報告的要求。例如，本機關領導的講話稿可能部署了落實上級要求的有關措施，卻體現(xiàn)不出落實中遇到的問題和具體的落實效果；本單位內(nèi)部的工作總結往往內(nèi)容繁多、面面俱到，卻達不到向上級報告要簡明扼要、重點突出的要求；下級的報告代表了下級機關對有關情況的反映和認識，卻不能代表本機關的判斷和態(tài)度，等等。因此，這些原文件可以作為附件，但不能作為向上級報告的主體內(nèi)容，而應當將有關內(nèi)容提煉、概括、補充、完善為報告正文。

　　（三）附件的編排規(guī)則及典型錯情

　　《黨政機關公文格式》國家標準對附件的編排有以下規(guī)定：（1）附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。（2）“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。（3）附件標題居中編排在版心第三行。（4）附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。（5）附件格式要求同正文。

　　實際工作中，附件編排方面的典型錯情有以下5種。

　　1. 附件未與正文一起裝訂。沒有與正文裝訂在一起的附件，在印制、傳遞、保管等環(huán)節(jié)中，可能被不了解情況的同志視為獨立文件而單獨處理、打亂順序甚至遺失。因此，附件要盡量與正文裝訂在一起。

　　如果因為厚度、大小等原因，附件確實無法與正文裝訂在一起，則應當按照《黨政機關公文格式》國家標準規(guī)定，在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號，如“××呈﹝2021﹞32號附件1”。這樣標注，可以使人較為容易地關注到附件與正文的一體關系，避免處理失誤。此外，在這種情況下，如果公文主件標注了份號，也應同時在附件左上角第二行頂格編排與主件相一致的份號。

　　2. 附件未編排在版記之前。版記是公文結束的標志，如果把附件編排在版記之后，就在邏輯上把附件與公文割裂開了。因此，一定要把附件編排在版記之前。如果附件本身即是有版記的正式公文，則應當把附件的版記編排在整個公文的版記之前。

　　3. 附件頁碼未連續(xù)編排。一件公文的頁碼應當是連續(xù)和統(tǒng)一的。如果附件單獨編排頁碼，就會造成同一件公文有兩個或多個同樣的頁碼，不便于翻閱和查找。因此，附件的頁碼應當接著正文連續(xù)編排，而不能單獨起排。

　　4. 附件順序號、標題與附件說明的表述不一致。包括順序不一致，即附件實際的編排順序與附件說明標注的順序號不一致；表述不一致，即附件標題與附件說明的表述不一致，如附件標題為“×××同志在×××會議上的講話”，而附件說明卻僅表述為“×××同志講話”，等等，這些都是不規(guī)范的。

　　5. “附件”二字中間空格不當。如果公文有多個附件，則附件版心左上角標注的“附件”二字中間不空格，后加附件順序號即可，如“附件1”；如果只有一個附件，則“附件”二字之間應空一字，以使編排更加美觀。

　　此外，附件如需單獨標注密級和保密期限，則應當在左上角第二行頂格編排；如果附件不與正文一起裝訂且有份號，則應當在左上角第三行，也就是份號之下一行頂格編排密級和保密期限。

二、附件說明

　　（一）附件說明的作用

　　一是提示附件存在。附件原本就是正文的一部分，為了向受眾提示這部分內(nèi)容的存在，可以在正文相關內(nèi)容處加括號注明“見附件”或“附后”，也可以緊接著正文標注附件說明，以防止附件被忽略。二是發(fā)揮附件目錄作用。與在正文中加括號標注的做法不同，附件說明把所有“公文附件的順序號和名稱”標注在一起，使讀者能夠方便地看到公文有幾個附件，以及每個附件的名稱、順序，以便于查閱，防止附件散亂、丟失。

　　（二）附件說明的編排規(guī)則及典型錯情

　　《黨政機關公文格式》國家標準規(guī)定：（1）如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。（2）如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。（3）附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。如下圖。

　　實際工作中，附件說明編排方面的典型錯情有以下5種。

　　1. 不編排附件說明。為了充分發(fā)揮附件說明的上述作用，只要公文有附件，就不能省略附件說明，也不能簡單寫“附件×份”。

　　2. 附件說明編排位置錯誤。

　?。?）《黨政機關公文格式》國家標準規(guī)定附件說明編排在正文之下，能夠使閱讀者讀完正文后緊接著就能看到附件的整體情況。

　?。?）在正文下空一行左空二字編排，能夠使附件說明醒目突出、美觀得體。

　　（3）編排在發(fā)文機關署名、印章和成文日期之上，能夠更好地體現(xiàn)附件與正文的一體關系。實際工作中，有的在正文下一行直接編排附件說明，而沒有空一行；也有的未左空二字而頂格編排附件說明；還有的編排在發(fā)文機關署名、印章和成文日期之下，這些都是錯誤的。

　　3. 附件順序號標注不規(guī)范。附件順序號應當使用阿拉伯數(shù)字標注。實際工作中，有的用漢字“一、二、三……”，或者用加括號的阿拉伯數(shù)字“（1）（2）（3）……”等標注，都是不規(guī)范的。此外，附件順序號后面應當標注小圓點，而不能使用冒號、頓號、逗號等。

　　4. 附件名稱后加標點符號。一些公文在附件名稱后標注逗號、分號、句號等標點符號，或者把附件用書名號括起來，這些都是不規(guī)范的。

　　5. 附件名稱回行對齊不規(guī)范。一些公文附件名稱字數(shù)較多，回行后的首字沒有與上一行附件名稱的首字對齊（齊肩），而是頂格或者左空二字編排，是不規(guī)范的。

三、附注

　　（一）附注的作用

　　根據(jù)《條例》，附注是“公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項”，常用于以下4種情況。

　　1. 說明公文的印發(fā)傳達范圍、方式和時限。公文的印發(fā)傳達范圍用于說明公文供什么范圍的人員閱讀或者向什么范圍的人員傳達，如“此件發(fā)至縣團級”。印發(fā)傳達范圍是發(fā)文機關根據(jù)工作需要和安全保密要求確定的，受文機關不得擅自擴大或者縮小印發(fā)傳達范圍，確需改變的，需征得發(fā)文機關同意。此外，下行文的附注還可以用來說明印發(fā)傳達的具體方式、時限等要求，如“×月×日前口頭傳達至鄉(xiāng)科級以上干部”。

　　2. 標注公文的聯(lián)系人和聯(lián)系方式。如果一份公文沒有標注聯(lián)系人和聯(lián)系方式，而受文機關又需要了解相關情況，往往就得花費很長時間、打多個電話才能問到發(fā)文機關真正掌握情況人員的聯(lián)系方式，這是公文處理工作的常見“痛點”。而通過附注標注清楚聯(lián)系人和聯(lián)系方式，能夠大大降低溝通成本，提高公文處理工作效率。特別是對于請示件，更應當標明聯(lián)系人和聯(lián)系方式。

　　3. 提示保密要求。這種附注主要用于避免公文的閱讀者因不了解相關保密管理規(guī)定，無意中泄露文件信息的情況，發(fā)揮著重要的保密提示作用。如“此件屬工作秘密，嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)、手機、微信等傳播使用和對外發(fā)布”。

　　4. 標注材料來源。這種附注多用于簡報資料，如“根據(jù)×××提供材料整理”“摘自×年×月×日《×××報》”，等等。

　　需要注意的是，附注是對公文整體的說明，而不是對公文具體內(nèi)容的解釋和注釋。對公文具體內(nèi)容的解釋和注釋，可以通過在正文中加括注說明，或者加注釋的方式實現(xiàn)。

　　（二）附注的編排規(guī)則及典型錯情

　　《黨政機關公文格式》國家標準規(guī)定：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。如下圖。

　　實際工作中，附注編排方面的典型錯情有以下兩種。

　　1. 附注編排位置錯誤。

　　附注的編排位置需注意兩點：

　?。?）附注編排在成文日期之下，而不像附件說明一樣位于發(fā)文機關署名、印章和成文日期之上。

　?。?）附注需居左空二字編排。實際工作中發(fā)現(xiàn)，有的公文把附注編排在發(fā)文機關署名、印章和成文日期之上；有的在版記之上一行編排；還有的未左空二字而頂格編排或者右空二字編排，這些做法都是不規(guī)范的。

　　2. 附注的編排方法錯誤。

　　附注編排的方法需注意兩點：

　　（1）附注的編排需要加圓括號。

　　（2）如果附注較長需回行時，回行后的首字應當頂格編排。

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